Project Officer Vlaanderen (v/m/x)

België

Dokters van de Wereld maakt deel uit van het internationale Médecins du Monde-netwerk. Als onafhankelijke medische ngo komen we in binnen- en buitenland op voor het universele recht op gezondheid voor iedereen, met als belangrijkste speerpunt zorg voor kwetsbare groepen die uit de reguliere zorgboot vallen.
Naast zorg verlenen, werken we ook actief financiële, culturele en geografische obstakels weg waardoor mensen moeilijk aan zorg geraken.

Zowel in België als in de rest van de wereld verlenen we zorg aan mensen die er anders geen toegang toe zouden hebben. Dat doen we op vijf fronten: mensen aan de rand van de samenleving (mensen zonder papieren, daklozen, druggebruikers en sekswerkers), kinderen in kwetsbare situaties, vrouwen (in hun strijd voor zelfbeschikkingsrecht, voor gelijkheid en tegen seksueel geweld), mensen onderweg of op de vlucht en slachtoffers van humanitaire crisissen en gewapende conflicten.

Drie pijlers liggen telkens aan de basis van onze missies:

  • Zorgen : we verlenen zorg aan mensen die hier anders geen toegang toe zouden hebben
  • Begeleiden : we helpen mensen niet alleen om hun lot te verbeteren maar begeleiden hen ook om op eigen kracht duurzame verandering mogelijk te maken die een langetermijn effect heeft op hun levensomstandigheden
  • Getuigen: we blijven niet stil toekijken. Onze ervaring en aanwezigheid op het terrein geven ons een unieke positie om inbreuken op de menselijke waardigheid openbaar te maken met feiten, cijfers en verhalen. Zo schudden we lokale, regionale en (inter)nationale spelers wakker om hun verantwoordelijkheid opnemen

Deze 5 essentiële waarden vormen de ruggengraat van onze werking en missies: Sociale rechtvaardigheid, Engagement, empowerment, evenwicht, onafhankelijkheid.

De essentie

Dokters van de Wereld is op zoek naar een Project Officer voor haar projecten in Vlaanderen. Als Project Officer ben je verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de ondersteunende taken voor de betrokken programma's, namelijk de administratie, financiën, human resources, logistiek.

Je werkt meestal vanuit Antwerpen maar hebt ook een vaste werkplaats in Brussel. Daarnaast verplaats je je regelmatig naar andere locaties in Vlaanderen, waaronder de Kust.

PRIORITAIRE TAKEN
  • Het mee bepalen en implementeren van het algemeen vrijwilligersbeleid in de Vlaamse programma’s;  meer bepaald, het superviseren en ondersteunen van de vrijwillige antennes en projecten in Vlaanderen (kustprojecten, tandartsenwerking) op basis van een bestaande visie en methodiek.
  • De coherentie en efficiëntie van het vrijwilligerswerk in de verschillende programma’s bewaken en verbeteren
  • Het ondersteunen van de multidisciplinaire teams in het superviseren van de professionele vrijwilligers in de Antwerpse programma’s (artsen, verpleegkundigen, therapeuten, maatschappelijk werkers en onthaalmedewerkers); het organiseren van vergaderingen en evenementen met en voor de betrokken vrijwilligers
  • Meewerken aan de uitbouw van een netwerk van vrijwillige artsen in Antwerpen en Vlaanderen, die binnen hun praktijk of instelling willen bijdragen aan de missie en visie van Dokters van de Wereld
  • Het verder uitbouwen van vrijwillige activiteiten in Vlaanderen, in functie van de noden en doelstellingen van de Vlaamse directie; actief deelnemen aan overleg en netwerkmomenten met oog op nieuwe samenwerkingsverbanden
  • De financiële, logistieke en administratieve processen in alle Vlaamse programma’s bewaken en harmoniseren, op basis van de bestaande richtlijnen en met ondersteuning van het departement Algemene Diensten

Kortom, je neemt een actieve en determinerende rol in de ondersteuning en uitbouw van de programma’s van Dokters van de Wereld in Vlaanderen.

ALGEMENE TAKEN 
  • je bepaalt de prioriteiten en zorgt voor de logistieke, administratieve en financiële ondersteuning.
  • je stelt de administratieve, financiële en logistieke procedures op punt en ziet toe op een correcte naleving ervan;  
  • je verleent administratieve ondersteuning bij de samenwerkingsverbanden met de partners en/of de andere programma's en bij de coördinatie van de wederzijdse activiteiten; 
  • samen met de Algemene diensten verzorg je de administratieve en financiële afhandeling van de partnerovereenkomsten;
  • je verzekert de toewijzing van de uitgaven van het programma in overeenstemming met de budgetten, signaleert elke afwijking aan de programmacoördinator en stelt aanpassingen voor;
  • je werkt mee de financieringsvoorstellen en sponsoringrapporten uit waaronder de budgetten voor nieuwe projecten, in samenwering met de medewerkers gezondheid en financiën;
  • je ziet erop toe dat de veiligheidsregels door de ploegleden begrepen en toegepast worden.
  • je zorgt voor de logisitieke ondersteuning van de activiteiten, bv. in samenwerking met de logistieke dienst (bestellingen en bevoorrading van de projecten opvolgen);
  • je ondersteunt het opvolgings- en evaluatiesysteem van het project waaronder de gegevensgaring voor de indicatoren en de interne rapportering (actviteitsbarometer, beheersverslagen, boordtabellen, ...);
  • je organseert en leidt de transversale vergaderingen voor een goed verloop van de activiteiten;
  • je verzorgt het klassement, archiveert de documentatie en beveiligt de programmagegevens (GDPR);
  • je informeert de medewerkers van het programma (pv van de vergaderingen, presentaties, brochures, richtlijnen, infosessies, opleiding, mobilisatie ....);
  • je bent het administratief aanspreekpunt voor de andere actoren van het programma (externe partners, ...)
  • je neemt deel aan en speelt een representatieve rol bij externe instanties en/of vergaderingen;
  • je draagt bij tot de pleidooien voor een universele medische dekking en aan de zoektocht naar nieuwe samenwerkingsverbanden;
  • Je bepaalt de behoeften aan vrijwilligers/stagiaires, schrijft de functieprofielen en bezorgt ze aan HR voor publicatie;
  • je staat in voor de selectie en recrutering van de vrijwilligers en stagiaires via het programma CV Warehouse (beheer van de CV's, kandidaturen beantwoorden, de gezochte profielen selecteren;
  • je beheert de administratie van de vrijwilligers/stagiaires (handtekeningen, opslaan van de overeenkomsten, opvolging van kostennota's, bijhouden van de gegevens in het databestand Advancia…);
  • je begeleidt de vrijwilligers de hele tijd (briefings, opleiding, functioneringsgesprekken, toezicht, debriefings, enz...) en verzorgt de communicatie met de vrijwilligers ;
  • je ondersteunt de hele tijd de verantwoordelijken bij het begeleiden van hun stagiaires (briefings, opleiding, functioneringgesprekken, debriefings);
  • samen met HR en de andere project officers ontwikkel en harmoniseer je de recruteringsmethodes, de interventie- en opleidingsbehoeften ...
  • je bepaalt de opleidingsbehoeften en het opleidingsaanbod voor de vrijwilligers, ontwikkelt en organseert opleidingen over specifieke onderwerpen om de kennis en kunde van de vrijwilligers te vergroten;
  • je leidt de betrokken medewerkers op voor zaken in verband met de HR-middelen en procedures voor het beheer van vrijwilligers/stagiaires;
  • je organiseert de planning van de vrijwilligersploegen;
  • Je ontwikkelt en onderhoudt netwerken in de medische, schoolse en opvoedkundige omgeving om de recruteringsbronnen te voeden;
  • je steunt de verantwoordelijke voor de mobilisatie bij haar activiteiten door aan de vrijwilligers de nodige informatie te verschaffen.

Ons aanbod

  • Een verrijkende en essentiële functie binnen de projecten van Dokters van de Wereld België.
  • Een voltijds contract van onbepaalde duur.
  • Maaltijdcheques - Volledige terugbetaling van het openbaar vervoer - Hospitalisatieverzekering
  • Een brutosalaris van € 2.719,88 voor 0 jaar ervaring en een brutosalaris van € 2.991,87 voor 10 jaar ervaring. Enkel relevante ervaring wordt erkend.

Jouw profiel

  • Opleiding in Menswetenschappen, pedagogie, human resources/management, communicatie, logistiek of elke andere pertinente opleiding.
  • Eervaring in projectbeheer (zin voor organisatie, resultaatgericht, gecoördoneerd, strategisch inzicht), werken in team en met vrijwilligers, groepanimatie.
  • Ervaring met een kwetsbaar publiek, ervaring in de humanitaire of sociale sector is een pluspunt.
  • Uitzonderlijk beschikbaar in de avond voor opleidingen of vergaderingen.
  • Werken in urgentie, proactief, aanpassingsvermogen, creatief, graag in teamverband werken en met vrijwilligers, respect, autonomie, flexible.
  • Communicatie: zeer goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
  • Informatica: goede kennis van Office
  • Perfecte kennis van het Nederlands. Kennis van het Frans en het Engels is een pluspunt.

Stel je kandidaat door onderstaand formulier in te vullen en ons te bezorgen uiterlijk tegen 29/09/2019.
Ontzettend bedankt voor je interesse in Dokters van de Wereld. Wij wensen je heel veel succes in je verdere zoektocht.
Wij behouden ons het recht om de aanwerving voor deze vacature af te sluiten vóór de aangegeven deadline waarop alle kandidaturen in ontvangst moeten zijn.

Stel je kandidaat door onderstaand formulier in te vullen.

Dokters van de Wereld zet zich in voor mensen met een beperking en komt actief op tegen elke vorm van discriminatie.
De gegevens die je ons via dit contactformulier bezorgt, zijn louter informatief en worden strikt vertrouwelijk behandeld.
Je gegevens worden in een veilige database bewaard gedurende maximaal 6 maanden.
Enkel bevoegde personen hebben toegang tot je gegevens, en dit voor strikt voor interne doeleinden.
Mail naar privacy@medecinsdumonde.be om je gegevens te wijzigen of te verwijderen uit onze database.

Contacteer ons

Dokters van de wereld

Doe een gift: BE26 0000 0000 2929

 

Kruidtuinstraat 75, 1210 Brussel
+32 (0) 2 225 43 00
info@doktersvandewereld.be

TVA: BE 0460.162.753